Das Hinweisgeberschutzsystem für Ihr Unternehmen
Was ist audianda? Wir betreiben für Sie Ihre Meldestelle. Jede Meldung wird durch einen Rechtsanwalt und bei Bedarf durch einen Datenschutzbeauftragten bewertet. Optional helfen wir Ihnen auch bei der Aufklärung und Aufarbeitung sowie bei zukünftiger Vermeidung ähnlicher Fälle. So stärken wir die Integrität Ihres Unternehmens.
"Je größer eine Organisation ist, desto wahrscheinlicher ist es natürlich,
dass zuerst die operativ tätigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und eben nicht das Management diese Fehler entdecken.
Wenn diese Fehler schwere Rechtsverstöße darstellen, dann liegt es im Interesse eines Unternehmens,
schnell davon zu erfahren, damit man die Dinge abstellen kann; denn sonst drohen rechtliche Sanktionen und schwere Reputationsschäden.
Deshalb ist Hinweisgeberschutz Unternehmensschutz."
Justizminister Marco Buschmann, 29.09.2022 im Deutschen Bundestag
audianda – Verwandeln Sie Ihre Pflicht in einen Wettbewerbsvorteil
Das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz verlangt von Ihnen als Unternehmer das Bereitstellen eines Hinweisgebersystems, wenn Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation mindestens 50 Mitarbeiter beschäftigt.
Geschützt sind dabei unter anderem Meldungen Ihrer Mitarbeiter wegen
- Rechtsverstößen durch Ihr Unternehmen oder Ihre Mitarbeitenden,
- Belästigung am Arbeitsplatz,
- Vernachlässigung von Sorgfaltspflichten in der Lieferkette,
- Tätigkeiten, die Sanktionen jedweder Art auslösen können und
- Verstöße gegen das Geldwäschegesetz.
Der größte Schaden kann Ihnen allerdings dadurch entstehen, dass Sie Missstände in Ihrem Unternehmen nicht entdecken und Sie diese nicht abstellen können. Verstehen Sie deshalb die Einrichtung eines Hinweisgebersystems nicht nur als Abwendung von gesetzlichen oder gerichtlichen Sanktionen, sondern als Chance für Ihr Unternehmen.
Mit unserer Hilfe ergeben sich Chancen für Gegenmaßnahmen! audianda wird ein Bestandteil Ihres Compliance-Management-Systems.
Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes
Sachlicher Anwendungsbereich
- Gilt für die Meldung und Offenlegung von Informationen zu Straftaten im Rahmen der dienstlichen, beruflichen oder unternehmerischen Tätigkeit
- Gilt für alle Vorschriften, die Leib, Leben oder Gesundheit von Beschäftigten schützten. Beispiele sind:
- Arbeitsschutz / Mobbing / sexuelle Belästigung
- Gesundheitsschutz / Sicherheit am Arbeitsplatz
- Verstöße gegen das Mindestlohngesetz MiLoG
- Vorgaben des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes AÜG
- Bußgeldvorschriften wegen Verstößen gegen Informations- und Auskunftspflichten zugunsten Organen der Betriebsverfassung
- Gilt auch für Verstöße gegen Rechtsvorschriften zur
- Produktsicherheit
- Verkehrssicherheit / Beförderung gefährlicher Güter
- Umweltschutz / Strahlenschutz
- Sicherheitsstandards bei Arzneimitteln und Medizinprodukten
- Verbraucherschutz
- Datenschutz
- Sicherheit in der Informationstechnik
- Vergaberecht
- Rechnungslegung bei Kapitalgesellschaften
- Bekämpfung der Geldwäsche
Persönlicher Anwendungsbereich
Natürliche Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit über interne und externe Meldestellen Informationen über Verstöße melden, wenn die Meldungen nicht vorsätzlich missbräuchlich falsch sind.
Geschütze Personen
- Hinweisgebende Personen
- Personen, die die hinweisgebende Person unterstützen
- Personen, die Gegenstand der Mitteilung sind
- Sonstige Personen, die von der Meldung betroffen sind
Ihr Unternehmen kann mit einer Geldbuße belegt werden, wenn Sie kein ordnungsgemäßes Hinweisgebersystem installiert haben. Daneben droht Ihnen ein Reputationsschaden.
Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes
Kanäle
die zur Meldung angeboten werden müssen
Es müssen im Unternehmen (interne Stelle) unterschiedliche Meldeformmöglichkeiten ermöglicht werden.
Auch eine anonyme Meldung muss möglich sein.
Repressalien sind vom Melder abzuwenden.
Behördliche Meldekanäle (externe Stelle) können ebenso genutzt werden.
Hinweisgeberschutz
welcher gesetzlich garantiert sein muss
Hinweise müssen sich auf einen bestehenden oder vergangenen beruflichen Kontakt des Hinweisgebers beziehen.
Hinweisgeber können sein:
Beschäftigte, Bewerber, Praktikanten, Dienstleister, Lieferanten, Freiberufler, Anteilseigner und Personen in Leitungs- bzw. Überwachungsgremien.
Hinweisverfahren
welche gesetzlichen Vorgaben unterliegen
Innerhalb von 7 Tagen muss der Eingang der Meldung bestätigt werden.
Es müssen von der Meldestelle Maßnahmen zur Meldung ergriffen werden. So müssen beispielsweise Nachforschungen zur Behauptung eingeleitet werden. Maßnahmen zur Behebung des Problems und die Dokumentation des Vorfalls sind die logische und verpflichtende Konsequenz.
Innerhalb von drei Monaten muss der Melder über ergriffene Maßnahmen und Gründe informiert werden.
Rechtskonforme Durchführung des Verfahrens
- Die Ausgestaltung sämtlicher Meldekanäle sollte sicherstellen, dass ausschließlich die Personen, die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen verantwortlich sind, Zugriff auf die eingehenden Meldungen und Informationen erhalten.
- Während eines Hinweisverfahrens müssen sämtliche Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung berücksichtigt werden.
- Die Beauftragten für Meldestellen müssen gemäß § 15 Abs. 2 HinSchG über das erforderliche Fachwissen verfügen.
- Nach § 13 Abs. 2 HinSchG sind Unternehmen dazu verpflichtet, leicht verständliche und zugängliche Informationen bereitzustellen.
- Beschuldigten Personen wird die Unschuldsvermutung zugestanden.
- Die Enthüllung von Informationen über die Identität eines Hinweisgebers oder anderer erwähnter Personen ist gemäß § 9 HinSchG nur in besonderen Ausnahmefällen gestattet.
- Gemäß § 11 HinSchG müssen sämtliche eingehenden Meldungen unter Beachtung der Vertraulichkeitsvorschriften dokumentiert und für einen Zeitraum von mindestens drei Jahren archiviert werden.
Ablauf der Bearbeitung von Meldungen
Hinweismeldung wird über kommunizerte Meldekanäle verfasst.
Möglichkeiten der Meldung: per Post, per E-Mail, per Telefon, pers. Gespräch.
Art der Meldung: als anonymer oder als identifizierter Melder.-
Vorprüfung zur Meldung und Eingangsbestätigung verfassen und Klärung offener Fragen, wenn möglich.
- Identifikation der Verantwortlichen
- Unabhängigkeit gewährleisten
- Qualifikation zur Bearbeitung sicherstellen
- Kommunikation mit Melder und Zeugen aufnehmen bzw. aufrechterhalten.
Frist: Eingangsbestätigung und Bearbeitungsmitteilung innerhalb von 7 Tagen nach Eingang.
-
Sachverhaltsklärung und Dokumentation.
Sicherstellen von Rechtsgrundlagen.
Entscheidung für weitere geeignete Untersuchungsmaßnahmen und Klärungsanstoß.
-
Untersuchung durchführen, dokumentieren und Ergebnisse an berechtigte Betroffene melden. Folgemaßnahmen, wenn nötig einleiten.
Frist: 3 Monate und 7 Tage nach Eingang.
-
Aufbewahrung der Untersuchungsergebnisse.
Löschung der Daten und Akten 3 Jahre nach Abschluss der Untersuchungen.
-
Neu- bzw. Zusatzqualifikation und Sensibilisierung der von der Meldung betroffenen Stellen. Präventionsmaßnahmen und ggf. Anpassungen in Organisation und Prozessen. Kommunikationsstärkung im Unternehmen herbeiführen.
Maßnahmen nach 2 - 4 Wochen nach den Untersuchungen zur Meldung einleiten.
Wir übernehmen die Erfüllung der gesetzlichen Pflichten
Unser Hinweisgebersystem beinhaltet:
- die Bereitstellung einer Annahmemöglichkeit von Meldungen
- Prüfung des Hinweises durch einen Rechtsanwalt
- die Klassifizierung bzw. Ersteinordnung der Meldung
- die prozessorientierte Bearbeitung von Hinweisen jeder Art
- die Feststellung von Relevanz und Wahrheit
- eine entsprechende Aufklärung der Sachlage
Sie müssen sich nach einmaliger Einrichtung um nichts Weiteres kümmern – außer an der Aufklärung von Hinweisen mitzuwirken: Wir helfen Ihnen bei der Erfüllung der gesetzlichen Pflichten.
Begleitet wird unser Hinweisgebersystem von Richtlinien, die die Rechte und Pflichten der beteiligten Personen festlegen. Auf diese Weise können wir sicherstellen, dass Sie, Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeitenden so minimal wie möglich mit der Aufklärung von Hinweisen belastet werden.
Auch stehen wir Ihnen für die Optimierung Ihrer internen Prozesse zur Verfügung
Ihre Vorteile
- Sie erfüllen sämtliche gesetzliche Anforderungen an ein Hinweisgebersystem.
- Unser Hinweisgebersystem deckt Missstände in Ihrem Unternehmen auf und hilft Ihnen bei deren Beseitigung.
- Jede Meldung wird von einem Rechtsanwalt geprüft, bevor Sie oder Ihre Mitarbeitenden sich mit dem jeweiligen Thema befassen müssen.
Sie vermeiden unnötigen Zeitaufwand, minimieren die Belastung Ihrer Mitarbeiter und erzeugen keine Ablaufumwege. - Wir helfen Ihnen, Betrugsfälle aufzudecken und künftig zu verhindern.
- audianda wirkt reaktiv und präventiv.
- Mit Erkenntnissen zu Schwachstellen und Fehlern können wir mit Ihnen Ihre Prozesse optimieren.
So erzeugen wir gemeinsam mit Ihnen mehr Rechtssicherheit in Ihrem Unternehmen. - Sie minimieren finanzielle und andere Schäden.
Vermeiden Sie Strafzahlungen, Gerichtskosten und einen Imageverlust. - Verhindern Sie Nährboden für negative Pressemeldungen und Shitstorms in sozialen Medien.
- Mit Vertrauensmaßnahmen stärken Sie die Integrität Ihres Unternehmens.